Realizar reuniões produtivas, muitas vezes, pode ser uma tarefa desafiadora para os gestores. Afinal, são muitas responsabilidades envolvendo a disponibilidade de tempo de outras pessoas e não há uma margem muito grande para erros.
Para isso, é preciso estabelecer previamente quais assuntos serão abordados, definir o tempo que cada questão tomará, quais colaboradores são mais indicados para falar sobre determinados assuntos, entre outros aspectos importantes para que o tempo de todos os envolvidos não seja desperdiçado e o encontro gere bons frutos para a empresa.
Por isso, neste conteúdo, mostraremos uma série de aspectos úteis que você deve considerar para organizar reuniões produtivas. Quer saber mais sobre o assunto? Então, acompanhe a leitura do conteúdo para conferir!
1. Crie uma pauta para a reunião
Considerando que em reuniões corporativas muitos assuntos diferentes são tratados, sem mencionar aqueles que acabam surgindo momentaneamente, o primeiro passo para garantir que o tempo aplicado seja produtivo, é planejar o que será abordado. Isto é, criar uma pauta para a reunião.
Essa é uma das melhores maneiras de aproveitar o tempo e o encontro dos envolvidos. Vale lembrar que, quanto mais assuntos forem tratados, maiores as chances de ocorrerem dispersões em relação aos pontos que realmente são importantes.
Sendo assim, após definir os objetivos principais da reunião, liste-os na ordem que deverão ser tratados. Durante o encontro, evite dar espaço que para problemas que não estão incluídos na pauta inicial sejam tratados. Caso haja uma oportunidade, deixe um espaço reservado no final para temas paralelos, porém sempre garantindo que a lista seja seguida à risca.
Destacando, ainda, que todas as pessoas que participarão da reunião devem receber um pequeno resumo sobre os objetivos que serão tratados na pauta, ou seja, os assuntos a serem discutidos. Isto ajudará a equipe a se preparar e pensar em possíveis soluções, o que garantirá um encontro muito mais produtivo tanto em termos de resolução de questões quanto em efetividade do uso do tempo.
2. Estabeleça um tempo para falar sobre cada assunto
Reuniões produtivas, de fato, abordam diversos temas. Contudo, também é comum que as discussões acabem se estendendo por muito tempo em tópicos que, às vezes, não são tão relevantes quando olhamos o cenário como um todo. O problema disso é que pode faltar tempo para que os temas realmente importantes sejam discutidos da maneira que deveriam.
Portanto, para evitar esse tipo de situação e prejudicar os resultados, estabeleça o tempo que cada assunto deverá levar para ser abordado. Essas informações devem constar na pauta, que falamos no tópico anterior. Lembrando que, por ordem, os assuntos devem ser organizados de acordo com o nível de prioridade.
Não descarte a possibilidade de que alguns assuntos possam levantar questões inesperadas, exigindo que sejam tratados melhor em um novo encontro para falar apenas sobre o problema em questão.
No entanto, a organização das prioridades ajuda no controle do tempo por assunto, o que evita a dispersão da equipe em temas paralelos, além de ajudar os colaboradores a pensarem rapidamente em soluções.
3. Evite reuniões que não sejam necessárias
Para garantir que os resultados sejam maximizados e nenhum participante tenha o seu tempo desperdiçado, planeje-se com antecedência para ter certeza de que a realização de uma reunião é, de fato, a única forma de resolver as questões que serão abordadas.
Hoje em dia, com os avanços tecnológicos e soluções para os mais diversos problemas cotidianos nas empresas, existem inúmeras formas de se comunicar remotamente com colaboradores, sócios e clientes.
Muitas vezes, uma reunião que exigiria o esforço de deslocamento e uso do tempo de pessoas de diferentes setores da empresa, pode ser substituída por um simples e-mail. Vale lembrar, ainda, que existem softwares que oferecem recursos de videoconferências.
4. Colete os dados que serão utilizados previamente
Por meio de um bom software de gerenciamento contábil e administrativo, você pode coletar todos os dados que serão abordados na reunião, isto é, informações estatísticas sobre resultados do negócio, questões sobre o mercado, a concorrência, as vendas e até mesmo sobre o índice de satisfação dos clientes.
Estamos falando sobre a possibilidade de emitir relatórios de gestão para que se preparar previamente para realizar reuniões produtivas. Afinal, cada ponto discutido deve ser embasado em números reais sobre a empresa.
5. Tenha um cuidado especial com o horário
Mais uma vez, vale a pena ressaltar a importância do tempo destinado à reunião. Muitos gestores pecam nessa questão, realizando encontros desnecessariamente exaustivos e pouco produtivos, simplesmente pela falta de planejamento e foco.
Considerando que sua reunião já tem pauta, objetivos, assuntos e tempo estabelecidos para cada tópico, agora é o momento de tirar isso tudo do papel e colocar em prática. Cada informação deve ser repassada antes para os que envolvidos possam se preparar e alinhar a mentalidade. Contudo, é necessário ter disciplina e foco para seguir a pauta de forma rigorosa, sem perder tempo com assuntos fora do contexto.
Inicie a reunião com uma breve introdução, deixando claro que o objetivo é seguir a pauta e, portanto, o tempo será controlado. Quanto mais pessoas participarem, maiores as chances de dispersão. Portanto, como gestor, seu papel é ter pulso firme e garantir que a atenção seja mantido no assunto principal.
6. Reúna o grupo certo de pessoas
Por fim, mas não menos importante, é preciso destacar que reuniões produtivas em empresas são um exemplo nítido de que quantidade de pessoas não é sinônimo de qualidade. Se as pessoas erradas forem convocadas para tratar dos assuntos presentes na pauta, não apenas o tempo será prejudicado, como também os objetivos não serão alcançados.
Sendo assim, é fundamental definir na pauta quais serão os colaboradores, sócios ou clientes que deverão integrar o encontro para lidar com cada assunto. Avalie a capacidade, o conhecimento e a experiência de cada envolvido. Chame apenas quem está envolvido no problema e que, de fato, saiba como solucioná-lo.
Como você pôde concluir neste conteúdo, para realizar reuniões produtivas em sua empresa é preciso obter o máximo de informações sobre os temas que serão abordados, definir o tempo para que cada assunto seja discutido e, sempre que possível, obter o auxílio da tecnologia para garantir a eficiência dos resultados, tanto em termos de resolução de problemas, quanto do tempo dos envolvidos.
Fonte: Blog Fortes Tecnologia
